เทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการจัดการความรู้
Electronic
Document Administration System (EDAS)
หนึ่งในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ประเภท Electronic Document Management ทำงานบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้หลายประเภท
EDAS เป็นผลผลิตจากประสบการณ์ 15 ปีกว่าของเราในวงการซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ผนวกกับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน เราได้นำประโยชน์ของ web-based
applications มาปรับปรุงพัฒนาให้เหมาะสมกับการใช้งานขององค์กรยุคใหม่
เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างหน่วยจัดเก็บและวิธีจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ
อิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งค้นหา แก้ไข พิมพ์
นำกลับมาใช้ต่อเนื่องได้โดยสะดวกและรวดเร็ว
EDAS
บริหารจัดการข้อมูลในลักษณะ Multiple databases และรองรับการใช้ scanners นำเข้าภาพเอกสารซึ่งสามารถพิมพ์สำเนาภาพเพื่อใช้อ้างอิง
สามารถบริหารการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากลงในสื่อประเภทต่างๆ ได้แก่ hard
disks, SAN, MO, and jukebox. สถาปัตยกรรมของ EDAS เป็นแบบ multi-tiered architecture ประกอบด้วย clients-tier,
web-tier, component-tier และ enterprise information system
tier สำหรับบริหารจัดการ ระบบapplication และระบบ
databases ซึ่งจัดเก็บข้อมูลดัชนีเอกสาร การออกแบบ EDAS
ทั้งในลักษณะ client program และ web-based
program เป็นไปเพื่อความเหมาะสมกับลักษณะการใช้งานเฉพาะกิจเช่นการทำ
Batch scanning เป็นต้น
คุณลักษณะเฉพาะทั่วไป
User Usage เพื่อประโยชน์ใช้งานของผู้ใช้
สามารถแบ่งตู้เอกสารเป็นแบบส่วนตัว (private) และส่วนหน่วยงาน
(department) พร้อมสิทธิการใช้ตู้เอกสารแต่ละประเภท
Repository เพื่อการบริหารหน่วยการจัดเก็บ
สามารถสร้างตู้เอกสารได้ไม่จำกัด กำหนดระดับความปลอดภัย โครงสร้างตู้เอกสาร
ผู้มีสิทธิใช้ตู้เอกสารในบทบาทต่างๆ มีเดียสำรองเพื่อทำ back-up
Archive & Retrieve เพื่อให้สะดวกในการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
สามารถแยกการจัดเก็บดัชนีในระบบจัดการฐานข้อมูลและจัดเก็บภาพในหน่วยการจัด
เก็บหลักของ server โดยแบ่งดัชนีภาพเป็น 3 แบบ meta-data, index data และ full-text
data ส่วนภาพจะทำ encrypt image แล้วจึงจัดเก็บเข้าระบบ
Document Manipulation เพื่อการเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนภาพเอกสารหรือไฟล์แนบอย่างอิสระ
สามารถกำหนดจำนวนภาพเมื่อแสดงผล ย่อ ขยาย ป้ายแถบสีเน้นข้อความ
ค้นหาคำในไฟล์แนบที่เป็น textได้
Security เพื่อความปลอดภัยของเอกสารที่จัดเก็บ
มีหลายระดับ ได้แก่ ระดับผู้ใช้ (บทบาทและสิทธิ) ระดับตู้เอกสาร
ระดับเอกสารแต่ละชนิด และระดับส่วนเอกสาร (image) รวมทั้ง digital
signature
Web Service เพื่อขยายการบริการเชื่อมต่อระบบผ่านเว็บ
สามารถเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ร่วมกับระบบงาน อื่นๆ (Web-based
application) ได้อย่างต่อเนื่อง
จุดเด่นของระบบ EDAS
นอกเหนือจากคุณสมบัติหลักของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
EDAS ได้เพิ่มเทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อสร้างจุดเด่นให้แก่ผลิตภัณฑ์
ดังนี้:
OCR
Technology ภายใน web-based application.
Digital
Signature, encryption and decryption โดยใช้ PKI technology
สำหรับการส่งออก XML data.
Web
service integration technology เพื่อขยายฐานการเรียกใช้ข้อมูลภาพโดยระบบงานอื่นๆ
Search
form and report creation technique เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างแบบการค้นหาและแบบการแสดงผลได้เอง
Full-text
search and Global search for full-text data. เพื่อการค้นหาในเนื้อหาของข้อมูล
Store
and retrieve report in PDF เพื่อจัดเก็บและค้นหารายงานจากระบบงานทั่วไป
(Legacy System) ในรูปแบบ PDF
Technology and
Methodology
เรานำเทคโนโลยีที่ทันสมัยและมีมาตรฐาน
บวกประสบการณ์ 15 ปีด้าน
Image Processing สร้างผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพด้วยฝีมือคนไทย
Web-base
OCR Technology and Adaptive Document Recognition Technology.
Digital
Signature, PKCS#7, PKCS#11, PKCS#12, Digital Certificate (X.509), PKI Smart
Card, Asymmetric Encryption/Decryption, Symmetric Encryption/Decryption
XML
(Base 64, Encode, XSD)
Web
Service, SOAP, WSDL
Digital
file (TIFF, JPEG, PDF, MS-Office)
Oracle
Full-text Search Technology
Multi-table
Search Technology
Value to Public
and Private Sectors
ลูกค้าที่จะใช้ระบบ EDAS ได้แก่หน่วยงานภาครัฐ ระดับกรม กอง
สำนักงาน ที่จัดเก็บและดูแลเอกสารราชการ หรือ
ส่วนราชการที่มีหน้าที่บริการประชาชนโดยตรงและต้องเก็บเอกสารหลักฐานของ
ประชาชนตามระเบียบราชการ
และหน่วยงานเอกชนที่มีกิจการงานหลักเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร
หลักฐานสำคัญทางธุรกิจของลูกค้า EDAS สามารถจัดเก็บเอกสารปริมาณสูง
จำนวนเกินล้านแผ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเทคโนโลยี OCR ที่ช่วยแปลงภาพตัวอักษรให้เป็นตัวอักขระ
จัดเก็บลงในระบบจัดการฐานข้อมูล มี 2 วิธีการนำเข้าข้อมูล
ให้เลือกตามลักษณะข้อมูล หรือ ปริมาณของข้อมูล ได้แก่ Dynamic OCR และ User Template นอกจากปริมาณเอกสารที่จัดเก็บได้อย่างสูงแล้ว
EDAS ต้องสามารถดูแลความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในระดับมาตรฐานสากล
มีการใช้ Digital Signature กำกับพร้อมทั้งใช้ PKI
Technology ในการ encrypt ข้อมูล
การใช้ประโยชน์จากการเก็บข้อมูลปริมาณสูงนั้นมีคุณค่าในตัวปริมาณข้อมูลอยู่ แล้ว
แต่ EDAS เพิ่มคุณค่าให้ข้อมูลในระบบให้สามารถเรียกใช้จากระบบงานอื่นๆ
ที่มีความเกี่ยวเนื่องกับเอกสารนั้นได้อย่างไร้รอยสะดุด ด้วยการจัดทำ Automatic
Web Service สำหรับให้บริการเชื่อมต่อการเรียกใช้ข้อมูลภาพหรือ digital
files ใดๆ ที่เก็บอยู่ใน EDAS จากประสบการณ์ 15
ปีของการพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เราเน้นส่วนการค้นหาเอกสารปริมาณมากมากด้วยเครื่องมือการค้นหาที่คล่องแคล่ว
ใช้ง่าย ค้นได้ครอบคลุม และหลากหลาย เช่นการค้นแบบ Full-text ที่เราได้ศึกษา feature การจัดเก็บแบบ Full-text
ของระบบจัดการฐานข้อมูล และได้พัฒนาโปรแกรมการค้นหาแบบ Full-text
เพิ่มเติมเพื่อให้รองรับการทำงานตามแบบ full-text search
concept อย่างเต็มความสามารถ และด้วยการออกแบบการจัดเก็บเป็นตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามประเภทเอกสาร
ทำให้มีความต้องการค้นหารวมตู้เอกสาร ดังนั้น EDAS จึงเตรียมวิธีค้นหาแบบ
Global Search สำหรับส่งคำค้นหาไปค้นทุกตู้เอกสารและรายงานผลการค้นหาเป็นรายตู้
ช่วยให้ผู้ใช้สะดวกเลือกดูเอกสารที่ต้องการตามตู้เอกสารนั้น
ปัจจุบันเรามีหน่วยงานภาคราชการที่ใช้ระบบนี้ 6 หน่วยงาน
และภาคเอกชน 2 หน่วยงาน
User Interface
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
“ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์” หรือ
“e-Meeting” เป็นระบบที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT)
มาใช้เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดดำเนินงานการประชุมของมหาวิทยาลัย
ผู้เกี่ยวข้องกับการประชุมมีส่วนร่วมในการจัดดำเนินการในส่วนที่ตนเกี่ยวข้องด้วยตนเองผ่านเว็บ
“e-Meeting” เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้สามารถรองรับการบริหารจัดการงานประชุมทั้งระดับมหาวิทยาลัย
และระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน โดยในการออกแบบและพัฒนาระบบได้อาศัย “ขั้นตอนระบบงาน (System Procedure) เรื่อง งานประชุม” ของมหาวิทยาลัยเป็นกรอบในการดำเนินการ เครื่องมือที่ได้จัดเตรียมไว้ในระบบ
SWU e-Meeting ครอบคลุมองค์ประกอบของการประชุม ซึ่งได้แก่
·
คณะกรรมการและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
·
การเชิญประชุม
·
วาระการประชุม
·
มติที่ประชุม
·
รายงานการประชุม
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
มีคุณสมบัติในการใช้งานดังนี้
·
ใช้งานง่ายและสะดวก โดยเป็นระบบใช้งานผ่านเว็บ
(Web-based Application)
·
รองรับการกำหนดบทบาทและสิทธิ์ (Roles
& Privileges) ในการเข้าใช้งานของผู้ที่เกี่ยวข้อง
·
เชื่อมโยงกับระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย
(SUPREME2004)
·
รองรับการรับส่งและบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมตามลำดับการทำงาน
(Workflow)
·
จัดทำและเก็บเอกสารการประชุมในรูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์
ผู้เข้าประชุมเปิดอ่านเอกสารได้หลายรูปแบบ (Online หรือ Offline
หรือ Print-out)
·
นำข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมขึ้นแสดงบนเว็บไซต์โดยอัตโนมัติ
·
ค้นหาข้อมูลได้สะดวก (เรื่องเข้าวาระ
มติที่ประชุม และรายงานการประชุม)
·
จัดทำสรุปมติที่ประชุมเพื่อส่งให้ผู้เสนอเรื่องและเพื่อการเผยแพร่ผ่านเว็บ
·
จัดทำสถิติและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม
ประโยชน์ของระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
การนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาประยุกต์ใช้ในระบบการประชุมของมหาวิทยาลัยนั้น
นอกจากจะทำให้ได้ระบบงานประชุมที่ทันสมัยแล้ว มหาวิทยาลัยจะได้รับประโยชน์ที่จากระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
ดังนี้
1. มหาวิทยาลัยมีระบบบริหารและจัดการเอกสารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
สะดวก ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงานในเรื่อง
·
การพิมพ์และจัดเตรียมเรื่องเสนอเข้าวาระการประชุม
·
การพิมพ์และจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
·
การค้นหาและติดตามวาระรวมถึงมติที่ประชุม
2. มหาวิทยาลัยสามารถลดปริมาณกระดาษและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจัดพิมพ์เอกสารการประชุม
ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และเตรียมพร้อมสู่การประชุมแบบไร้กระดาษ (Paperless
Meeting)
3. ผู้บริหารและบุคลากรได้ใช้
ICT และใช้ประโยชน์จากระบบข้อมูลการประชุม
รวมถึงสารสนเทศอื่น ๆ ของมหาวิทยาลัยเพื่อการบริหารและการตัดสินใจ
แต่งเว็บได้สวยงามมากเลยค่ะ
ตอบลบสามารถนำไปใช้ในคาบเรียนได้เลยนะ
ตอบลบ