เทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการจัดการความรู้

Electronic Document Administration System (EDAS)

หนึ่งในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ประเภท Electronic Document Management ทำงานบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้หลายประเภท EDAS เป็นผลผลิตจากประสบการณ์ 15 ปีกว่าของเราในวงการซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผนวกกับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน เราได้นำประโยชน์ของ web-based applications มาปรับปรุงพัฒนาให้เหมาะสมกับการใช้งานขององค์กรยุคใหม่ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างหน่วยจัดเก็บและวิธีจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งค้นหา แก้ไข พิมพ์ นำกลับมาใช้ต่อเนื่องได้โดยสะดวกและรวดเร็ว

EDAS บริหารจัดการข้อมูลในลักษณะ Multiple databases และรองรับการใช้ scanners นำเข้าภาพเอกสารซึ่งสามารถพิมพ์สำเนาภาพเพื่อใช้อ้างอิง สามารถบริหารการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากลงในสื่อประเภทต่างๆ ได้แก่ hard disks, SAN, MO, and jukebox. สถาปัตยกรรมของ EDAS เป็นแบบ multi-tiered architecture ประกอบด้วย clients-tier, web-tier, component-tier และ enterprise information system tier สำหรับบริหารจัดการ ระบบapplication และระบบ databases ซึ่งจัดเก็บข้อมูลดัชนีเอกสาร การออกแบบ EDAS ทั้งในลักษณะ client program และ web-based program เป็นไปเพื่อความเหมาะสมกับลักษณะการใช้งานเฉพาะกิจเช่นการทำ Batch scanning เป็นต้น

คุณลักษณะเฉพาะทั่วไป

User Usage เพื่อประโยชน์ใช้งานของผู้ใช้ สามารถแบ่งตู้เอกสารเป็นแบบส่วนตัว (private) และส่วนหน่วยงาน (department) พร้อมสิทธิการใช้ตู้เอกสารแต่ละประเภท

Repository เพื่อการบริหารหน่วยการจัดเก็บ สามารถสร้างตู้เอกสารได้ไม่จำกัด กำหนดระดับความปลอดภัย โครงสร้างตู้เอกสาร ผู้มีสิทธิใช้ตู้เอกสารในบทบาทต่างๆ มีเดียสำรองเพื่อทำ back-up

Archive & Retrieve เพื่อให้สะดวกในการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร สามารถแยกการจัดเก็บดัชนีในระบบจัดการฐานข้อมูลและจัดเก็บภาพในหน่วยการจัด เก็บหลักของ server โดยแบ่งดัชนีภาพเป็น 3 แบบ meta-data, index data และ full-text data ส่วนภาพจะทำ encrypt image แล้วจึงจัดเก็บเข้าระบบ

Document Manipulation เพื่อการเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนภาพเอกสารหรือไฟล์แนบอย่างอิสระ สามารถกำหนดจำนวนภาพเมื่อแสดงผล ย่อ ขยาย ป้ายแถบสีเน้นข้อความ ค้นหาคำในไฟล์แนบที่เป็น textได้

Security เพื่อความปลอดภัยของเอกสารที่จัดเก็บ มีหลายระดับ ได้แก่ ระดับผู้ใช้ (บทบาทและสิทธิ) ระดับตู้เอกสาร ระดับเอกสารแต่ละชนิด และระดับส่วนเอกสาร (image) รวมทั้ง digital signature

Web Service เพื่อขยายการบริการเชื่อมต่อระบบผ่านเว็บ สามารถเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ร่วมกับระบบงาน อื่นๆ (Web-based application) ได้อย่างต่อเนื่อง

จุดเด่นของระบบ EDAS

             นอกเหนือจากคุณสมบัติหลักของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว EDAS ได้เพิ่มเทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อสร้างจุดเด่นให้แก่ผลิตภัณฑ์ ดังนี้:

OCR Technology ภายใน web-based application.

Digital Signature, encryption and decryption โดยใช้ PKI technology สำหรับการส่งออก XML data.

Web service integration technology เพื่อขยายฐานการเรียกใช้ข้อมูลภาพโดยระบบงานอื่นๆ

Search form and report creation technique เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างแบบการค้นหาและแบบการแสดงผลได้เอง

Full-text search and Global search for full-text data. เพื่อการค้นหาในเนื้อหาของข้อมูล

Store and retrieve report in PDF เพื่อจัดเก็บและค้นหารายงานจากระบบงานทั่วไป (Legacy System) ในรูปแบบ PDF

Technology and Methodology

             เรานำเทคโนโลยีที่ทันสมัยและมีมาตรฐาน บวกประสบการณ์ 15 ปีด้าน Image Processing สร้างผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพด้วยฝีมือคนไทย

Web-base OCR Technology and Adaptive Document Recognition Technology.

Digital Signature, PKCS#7, PKCS#11, PKCS#12, Digital Certificate (X.509), PKI Smart Card, Asymmetric Encryption/Decryption, Symmetric Encryption/Decryption

XML (Base 64, Encode, XSD)

Web Service, SOAP, WSDL

Digital file (TIFF, JPEG, PDF, MS-Office)

Oracle Full-text Search Technology

Multi-table Search Technology

Value to Public and Private Sectors

              ลูกค้าที่จะใช้ระบบ EDAS ได้แก่หน่วยงานภาครัฐ ระดับกรม กอง สำนักงาน ที่จัดเก็บและดูแลเอกสารราชการ หรือ ส่วนราชการที่มีหน้าที่บริการประชาชนโดยตรงและต้องเก็บเอกสารหลักฐานของ ประชาชนตามระเบียบราชการ และหน่วยงานเอกชนที่มีกิจการงานหลักเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร หลักฐานสำคัญทางธุรกิจของลูกค้า EDAS สามารถจัดเก็บเอกสารปริมาณสูง จำนวนเกินล้านแผ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเทคโนโลยี OCR ที่ช่วยแปลงภาพตัวอักษรให้เป็นตัวอักขระ จัดเก็บลงในระบบจัดการฐานข้อมูล มี 2 วิธีการนำเข้าข้อมูล ให้เลือกตามลักษณะข้อมูล หรือ ปริมาณของข้อมูล ได้แก่ Dynamic OCR และ User Template นอกจากปริมาณเอกสารที่จัดเก็บได้อย่างสูงแล้ว EDAS ต้องสามารถดูแลความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในระดับมาตรฐานสากล มีการใช้ Digital Signature กำกับพร้อมทั้งใช้ PKI Technology ในการ encrypt ข้อมูล การใช้ประโยชน์จากการเก็บข้อมูลปริมาณสูงนั้นมีคุณค่าในตัวปริมาณข้อมูลอยู่ แล้ว แต่ EDAS เพิ่มคุณค่าให้ข้อมูลในระบบให้สามารถเรียกใช้จากระบบงานอื่นๆ ที่มีความเกี่ยวเนื่องกับเอกสารนั้นได้อย่างไร้รอยสะดุด ด้วยการจัดทำ Automatic Web Service สำหรับให้บริการเชื่อมต่อการเรียกใช้ข้อมูลภาพหรือ digital files ใดๆ ที่เก็บอยู่ใน EDAS จากประสบการณ์ 15 ปีของการพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราเน้นส่วนการค้นหาเอกสารปริมาณมากมากด้วยเครื่องมือการค้นหาที่คล่องแคล่ว ใช้ง่าย ค้นได้ครอบคลุม และหลากหลาย เช่นการค้นแบบ Full-text ที่เราได้ศึกษา feature การจัดเก็บแบบ Full-text ของระบบจัดการฐานข้อมูล และได้พัฒนาโปรแกรมการค้นหาแบบ Full-text เพิ่มเติมเพื่อให้รองรับการทำงานตามแบบ full-text search concept อย่างเต็มความสามารถ และด้วยการออกแบบการจัดเก็บเป็นตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามประเภทเอกสาร ทำให้มีความต้องการค้นหารวมตู้เอกสาร ดังนั้น EDAS จึงเตรียมวิธีค้นหาแบบ Global Search สำหรับส่งคำค้นหาไปค้นทุกตู้เอกสารและรายงานผลการค้นหาเป็นรายตู้ ช่วยให้ผู้ใช้สะดวกเลือกดูเอกสารที่ต้องการตามตู้เอกสารนั้น ปัจจุบันเรามีหน่วยงานภาคราชการที่ใช้ระบบนี้ 6 หน่วยงาน และภาคเอกชน 2 หน่วยงาน

User Interface

ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ 

“ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์” หรือ “e-Meeting” เป็นระบบที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) มาใช้เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดดำเนินงานการประชุมของมหาวิทยาลัย ผู้เกี่ยวข้องกับการประชุมมีส่วนร่วมในการจัดดำเนินการในส่วนที่ตนเกี่ยวข้องด้วยตนเองผ่านเว็บ

“e-Meeting”  เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้สามารถรองรับการบริหารจัดการงานประชุมทั้งระดับมหาวิทยาลัย และระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน โดยในการออกแบบและพัฒนาระบบได้อาศัย “ขั้นตอนระบบงาน (System Procedure) เรื่อง งานประชุม” ของมหาวิทยาลัยเป็นกรอบในการดำเนินการ เครื่องมือที่ได้จัดเตรียมไว้ในระบบ SWU e-Meeting ครอบคลุมองค์ประกอบของการประชุม ซึ่งได้แก่

·   คณะกรรมการและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

·   การเชิญประชุม

·   วาระการประชุม

·   มติที่ประชุม

·   รายงานการประชุม

ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์  มีคุณสมบัติในการใช้งานดังนี้

·   ใช้งานง่ายและสะดวก โดยเป็นระบบใช้งานผ่านเว็บ (Web-based Application)

·   รองรับการกำหนดบทบาทและสิทธิ์ (Roles & Privileges) ในการเข้าใช้งานของผู้ที่เกี่ยวข้อง

·   เชื่อมโยงกับระบบสารสนเทศของมหาวิทยาลัย (SUPREME2004)

·   รองรับการรับส่งและบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมตามลำดับการทำงาน (Workflow)

·   จัดทำและเก็บเอกสารการประชุมในรูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ผู้เข้าประชุมเปิดอ่านเอกสารได้หลายรูปแบบ (Online หรือ Offline หรือ Print-out)

·   นำข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมขึ้นแสดงบนเว็บไซต์โดยอัตโนมัติ

·   ค้นหาข้อมูลได้สะดวก (เรื่องเข้าวาระ มติที่ประชุม และรายงานการประชุม)

·   จัดทำสรุปมติที่ประชุมเพื่อส่งให้ผู้เสนอเรื่องและเพื่อการเผยแพร่ผ่านเว็บ

·   จัดทำสถิติและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม

ประโยชน์ของระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาประยุกต์ใช้ในระบบการประชุมของมหาวิทยาลัยนั้น นอกจากจะทำให้ได้ระบบงานประชุมที่ทันสมัยแล้ว มหาวิทยาลัยจะได้รับประโยชน์ที่จากระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้

1.    มหาวิทยาลัยมีระบบบริหารและจัดการเอกสารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ สะดวก ประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงานในเรื่อง

·   การพิมพ์และจัดเตรียมเรื่องเสนอเข้าวาระการประชุม

·   การพิมพ์และจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

·   การค้นหาและติดตามวาระรวมถึงมติที่ประชุม

2.    มหาวิทยาลัยสามารถลดปริมาณกระดาษและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการจัดพิมพ์เอกสารการประชุม ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร และเตรียมพร้อมสู่การประชุมแบบไร้กระดาษ (Paperless Meeting)

3.    ผู้บริหารและบุคลากรได้ใช้ ICT และใช้ประโยชน์จากระบบข้อมูลการประชุม รวมถึงสารสนเทศอื่น ๆ ของมหาวิทยาลัยเพื่อการบริหารและการตัดสินใจ

 วีดีโอ การจัดการความรู้ KM

การจัดการความรู้ KM

วิชา การจัดการความรู้ ตอน แนวคิดและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการความรู้

กรอบแนวคิด การจัดการการเรียนรู้ในศตวรรษที่ 21

                            การกำหนดขอบเขตและเป้าหมายของการจัดการความรู้

                 ก่อนที่จะมีจัดการความรู้ หรือทำ KM จะต้องมีการกำหนดขอบเขต และเป้าหมาย KM ก่อน ซึ่ง ขอบเขต KM เป็นหัวเรื่องกว้าง ๆ ของความรู้ที่จำเป็นและสอดคล้องกับประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนบริหารราชการแผ่นดิน ซึ่งต้องการจะนำมากำหนดเป้าหมาย KM ซึ่งแต่ละองค์กรสามารถใช้แนวทาง ในการกำหนดขอบเขตและเป้าหมาย
KM เพื่อจัดทำแผนการจัดการความรู้ขององค์กร ได้ 4 แนวทาง คือ

แนวทางที่ 1 เป็นความรู้ที่จำเป็นและสนับสนุนวิสัยทัศน์ พันธกิจ ประเด็นยุทธศาสตร์ขององค์กร

แนวทางที่ 2 เป็นความรู้ที่สำคัญต่อองค์กร เช่น ความรู้เกี่ยวกับลูกค้า ประสบการณ์ความรู้ที่สั่งสมมา
แนวทางที่ 3 เป็นปัญหาที่องค์กรประสบอยู่ และสามารถนำ KM มาช่วยได้
แนวทางที่ 4 เป็นแนวทางผสมกันระหว่างแนวทางที่ 1 , 2 หรือ 3 หรือจะเป็นแนวทางอื่นที่องค์กรเห็นว่าเหมาะสม

แนวทางการตัดสินใจเลือกขอบเขต KM
การตัดสินใจเลือกขอบเขต KM อาจใช้แนวทางต่อไปนี้ มาช่วยในการตัดสินใจว่า ขอบเขต KM ใดที่องค์กรจะคัดเลือกมาจัดทำแผนการจัดการความรู้ขององค์กร เช่น

• ความสอดคล้องกับทิศทางและประเด็นยุทธศาสตร์ในระดับของหน่วยงานตนเอง
• ทำให้เกิดการปรับปรุงที่เห็นได้ชัดเจน หรือเป็นรูปธรรม
• มีโอกาสทำได้สำเร็จสูง (โดยพิจารณาจากความพร้อมด้านคน งบประมาณ เทคโนโลยี วัฒนธรรมองค์กร ระยะเวลาดำเนินงาน ฯลฯ)
• เป็นเรื่องที่ต้องทำ คนส่วนใหญ่ในองค์กรต้องการให้ทำ
• เป็นเรื่องที่ผู้บริหารให้การสนับสนุน
• เป็นความรู้ที่ต้องนำมาจัดการอย่างเร่งด่วน
• แนวทางอื่น ๆ ที่องค์กรเห็นว่าเหมาะสม

องค์ประกอบสำคัญของการจัดการความรู้ (Knowledge Process)

“คน” ถือว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเพราะเป็นแหล่งความรู้ และเป็นผู้นำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์

“เทคโนโลยี” เป็นเครื่องมือเพื่อให้คนสามารถค้นหา จัดเก็บ แลกเปลี่ยน รวมทั้งนำความรู้ไปใช้อย่างง่าย และรวดเร็วขึ้น

“กระบวนการความรู้” นั้น เป็นการบริหารจัดการ เพื่อนำความรู้จากแหล่งความรู้ไปให้ผู้ใช้ เพื่อทำให้เกิดการปรับปรุง และนวัตกรรม

องค์ประกอบทั้ง 3 ส่วนนี้ จะต้องเชื่อมโยงและบูรณาการอย่างสมดุล การจัดการความรู้ของกรมการปกครอง จากพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 กำหนดให้ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้ในส่วนราชการ เพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่าง ๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราขการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและเหมะสมต่อสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์ และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการในสังกัดให้เป็นบุคลากรที่มีประสิทธิภาพและมีการเรียนรู้ร่วมกัน ขอบเขต KM ที่ได้มีการพิจารณาแล้วเห็นว่ามีความสำคัญเร่งด่วนในขณะนี้ คือ การจัดการองค์ความรู้เพื่อแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการ และได้กำหนดเป้าหมาย (Desired State) ของ KM ที่จะดำเนินการในปี 2549 คือมุ่งเน้นให้อำเภอ/กิ่งอำเภอ เป็นศูนย์กลางองค์ความรู้ เพื่อแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการในพื้นที่ที่เป็นประโยชน์แก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยมีหน่วยที่วัดผลได้เป็นรูปธรรม คือ อำเภอ/กิ่งอำเภอ มีข้อมูลผลสำเร็จ การแก้ไขปัญหาความยากจนเชิงบูรณาการในศูนย์ปฏิบัติการฯ ไม่น้อยกว่าศูนย์ละ 1 เรื่อง และเพื่อให้เป้าหมายบรรลุผล ได้จัดให้มีกิจกรรมกระบวนการจัดการความรู้ (KM Process) และกิจกรรมกระบวนการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process) ควบคู่กันไป โดยมีความคาดหวังว่าแผนการจัดการความรู้นี้จะเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญสู่การปฏิบัติราชการในขอบเขต KM และเป้าหมาย KM ในเรื่องอื่น ๆ และนำไปสู่ความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่ยั่งยืน ต่อไป

ภาษิต คำคม KM

Knowledge resides in the users and not in the collection. 
ความรู้อยู่ในผู้ใช้ ไม่ใช่อยู่ในแหล่งรวมความรู้  (Y. Maholtra) 

KM is a Journey, not a destination.
การจัดการความรู้เป็นการเดินทาง ไม่ใช่เป้าหมายปลายทาง (Warick Holder, IBM, 20 Nov 2003, Chiangmai) 

A little knowledge that acts is worth more than much knowledge that is idle. 
ความรู้เพียงเล็กน้อยเพื่อปฏิบัติมีค่ามากกว่าความรู้มหาศาลที่อยู่เฉย ๆ (Kahlil Gibran) 

Knowledge is a key asset, but it is often tacit and private. 
ความรู้เป็นสินทรัพย์สำคัญ แต่บ่อยครั้งความรู้เป็นสิ่งฝังลึกและเป็นสินทรัพย์ส่วนบุคคล 

Knowledge is not what you know, but is what you do. 
ความรู้ไม่ใช่เพียงการรู้ แต่เป็นการกระทำ 

Successful knowledge transfer involes neither computers nor documents but rather interactions between people. 
การถ่ายทอดความรู้สำเร็จได้ไม่ใช่เรื่องเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์หรือเอกสาร แต่เป็นเรื่องของปฏิสัมพันธ์ระหว่างคน (Mason & Mitroff, 1973) 

Shift from error avoidance to error detection and correction 
จงเปลี่ยนจากการหลีกเลี่ยงความผิดพลาด ไปสู่การค้นหาความผิดพลาดและแก้ไข

                                                 หัวใจของการจัดการความรู้ 

                         มีผู้รู้ได้กล่าวถึง KM หลายแง่หลายมุมที่อาจรวบรวมมาชี้ธงคำตอบว่า หัวใจของ KM อยู่ที่ไหนได้ โดยอาจกล่าวเป็นลำดับขั้นหัวใจของ KM เหมือนกับลำดับขั้นของความต้องการ ( Hierarchy of needs ) ของ Mcgregor ได้ โดยเริ่มจากข้อสมมุติฐานแรกที่เป็นสากลที่ยอมรับทั่วไปว่าความรู้คือพลัง (DOPA KM Team) 

         1. Knowledge is Power : ความรู้คือพลัง 
         2. Successful knowledge transfer involves neither computers nor documents but rather in interactions between people. (Thomas H Davenport) : ความสำเร็จของการถ่ายทอดความรู้ไม่ใช่อยู่ที่คอมพิวเตอร์หรือเอกสาร แต่อยู่ที่การมีปฏิสัมพันธ์ ระหว่างคนด้วยกัน 
         3. The great end of knowledge is not knowledge but action : จุดหมายปลายทางสำคัญ ของความรู้มิใช่ที่ตัวความรู้ แต่อยู่ที่การนำไปปฏิบัติ 
         4. Now the definition of a manager is somebody who makes knowledge productive : นิยามใหม่ของผู้จัดการ คือ ผู้ซึ่งทำให้ความรู้ผลิตดอกออกผล

                   จะเห็นว่า จากข้อความที่กล่าวถึง ความรู้ดังกล่าว พอทำให้มองเห็นหัวใจของ KM เป็นลำดับชั้นมาเริ่มแต่ข้อความแรกที่ว่า ความรู้คือพลังหรือความรู้คืออำนาจ ซึ่งเป็นข้อความเป็นที่ยอมรับที่เป็นสากล ทั้งภาคธุรกิจ เอกชน และภาคราชการ จากการยอมรับดังกล่าวมาสู่การเน้นที่ปฏิสัมพันธ์ของคนว่ามีความสำคัญในการถ่ายทอดความรู้กว่าเครื่องมือหรือเอกสารใดและมักกล่าวถึงว่า แม้ความรู้จะถูกจัดระบบและง่ายต่อการเข้าถึงของบุคคล ต่าง ๆ ดีเพียงใดก็ตาม ถ้ามีความรู้ เกิดความรู้ขึ้นแล้ว หากไม่นำไปใช้ประโยชน์ ก็ไม่ใช่จุดหมายปลายทางของ ความรู้และที่ชัดเจนก็คือ ประโยคสุดท้ายที่เน้นการนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ให้เกิดมรรคผลมีคุณค่าประโยชน์เป็นรูปธรรมว่านั่นเป็นนิยามใหม่ของผู้ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการเลยทีเดียว ดังนั้น อาจกล่าวได้ว่าหัวใจของ KM อยู่ที่การนำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อสังคม

                      อ.นพ.วิจารณ์ พานิช กล่าวไว้น่าคิด หลังจากการไปร่วมสัมมนา “นวัตกรรมการเรียนรู้เพื่อชุมชนเป็นสุข” โดยได้ฟังการบรรยายของ ศ. นพ. ประเวศ วะสี ตีความ “การเรียนรู้เพื่อชุมชนเป็นสุข” ทำให้เกิดความเข้าใจเรื่องการจัดการความรู้อย่างลึกซึ้งมาก จึงขอนำมาเล่าสู่กันฟัง ท่านบอกว่า การพัฒนาชุมชนต้องมี 4 องค์ประกอบ

1. ชุมชน หมายถึงการอยู่ร่วมกัน ความเป็นชุมชนมีเป้าหมายที่การอยู่ร่วมกัน 
2. เป็นสุข หมายถึงความเป็นทั้งหมด ความเป็นปรกติ สมดุล บูรณาการของปัจจัยต่าง ๆ อย่างน้อย 8 ด้าน 
ได้แก่ ชีวิต สังคม เศรษฐกิจ สิ่งแวดล้อม วัฒนธรรม ศาสนธรรม ครอบครัว และชุมชน 
3. การเรียนรู้ หมายถึงการเรียนรู้ร่วมกันของคนในชุมชนนั้น ๆ ผ่านการปฏิบัติ 
4. การสร้างเสริม หมายถึงการเข้าไปเอื้ออำนวย ส่งเสริม เสริมพลัง (empower) ไม่ใช่เข้าไปสอนหรือถ่ายทอดความรู้ 
ทั้ง 4 องค์ประกอบนี้ คือหัวใจของการจัดการความรู้ในทุกบริบท ไม่ใช่แค่การจัดการความรู้ของชาวบ้านหรือของชุมชน ในเรื่องการจัดการความรู้นี้ การเรียนรู้สำคัญกว่าตัวความรู้ เพราะถ้าไม่ระวัง ตัวความรู้จะเป็นความรู้ที่หยุดนิ่งตายตัว การเรียนรู้จะมีลักษณะ “ดิ้นได้” คือมีชีวิต เป็นพลวัต การเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือการเรียนรู้ร่วมกัน เป็น collective learning และเป็นการเรียนรู้ ร่วมกันผ่านการปฏิบัติ (interaction learning through action)

                 อ.บดินทร์ วิจารณ์ เป็นบุคคลหนึ่งที่น่าสนใจอย่างยิ่งในด้าน การจัดการความรู้ (Knowledge Management - KM) และองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)ได้กล่าวไว้เมื่อคราวสัมมนาวิชาการ เมื่อวันที่ 6 สิงหาคม 2548 ณ ห้องประชุม 2 อาคาร HS05 คณะมนุษยศาสตร์ และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น ว่า การจัดการความรู้ (KM) สิ่งสำคัญมันอยู่ที่การลงมือปฏิบัติให้ได้ ใช้ภาษาเดียวกัน สื่อความหมายกันให้ได้ การเรียนรู้ของบุคคลหัวใจสำคัญอยู่ที่เราจะได้เรียนรู้จากการสอนคนอื่น (Learning from Teaching) และ สิ่งที่สำคัญของการจัดการความรู้ ก็คือ เรื่องของคน การพัฒนาคน คนพัฒนาตนเอง การวางแผนทำงาน การจัดลำดับความสำคัญ ของงาน ขององค์กร

                การจัดการความรู้(Knowledge Management: KM)

การจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) เป็นเครื่องมือที่จะนำองค์กรไป

                     สู่การเป็น องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization: LO) โดยมีจุดประสงค์ คือ การพัฒนาบุคลากรและ พัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ ยิ่งขึ้น ดังนั้นกระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้ในรูปแบบต่างๆ ในองค์กรจึงมีความสำคัญซึ่งจะนำไปสู่การเรียนรู้ทั่วทั้งองค์กร คนเก่งขึ้น งานดีขึ้น ส่งผลต่อการปฏิบัติงานของ

องค์กรให้มีประสิทธิผลและมีสมรรถนะสูงขึ้น

การจัดการความรู้เริ่มต้นกันอย่างไร

                        การที่องค์กรจะติดตั้งระบบหรือดำเนินงานจัดการความรู้นั้น เริ่มต้นจากการกำหนดวิสัยทัศน์ความรู้ขององค์กรก่อนว่าต้องการให้การขับเคลื่อนงานของหน่วยงานเป็นไปในทิศทางใด

(มักกำหนดวิสัยทัศน์ความรู้จากยุทธศาสตร์องค์กร) ดำเนินการสร้างและพัฒนาทีมงานจัดการความรู้รวมทั้งจัดทำแผนปฏิบัติการ  วางระบบการสื่อสารความรู้ไปสู่ผู้ปฏิบัติและผู้เกี่ยวข้อง นำไปสู่การพัฒนา

งานให้เกิดประสิทธิภาพและตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้มากที่สุด

ความรู้คืออะไร?

                 ความรู้ในความหมายของการจัดการความรู้ คือ ความรู้ของบุคลากร(เทคนิค/วิธีปฏิบัติ/กลเม็ด เคล็ดลับ/ข้อควรคำนึง)ในองค์กรที่เกี่ยวกับลูกค้า  กระบวนการ ความสำเร็จ อุปสรรคขององค์กรที่ต้องมาจัดเก็บให้เป็นระบบและเผยแพร่ให้คนทำงานแบบเดียวกันได้เรียนรู้ด้วย

                          การจัดการความรู้เป็นกระบวนการ (Process) ที่ดำเนินการร่วมกันโดยผู้ปฏิบัติงานใน   องค์กรหรือหน่วยงานย่อยขององค์กร เพื่อสร้างและใช้ความรู้ในการทำงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์ดีขึ้นกว่าเดิม

                     การจัดการความรู้ในความหมายนี้จึงเป็นกิจกรรมของผู้ปฏิบัติงานไม่ใช่กิจกรรมของนักวิชาการหรือนักทฤษฎีแต่นักวิชาการหรือนักทฤษฎีอาจเป็นประโยชน์ในฐานะแหล่งความรู้ (Resource person) หรือผู้อำนวยความสะดวกในการจัดการความรู้

                          การจัดการความรู้เป็นกระบวนการที่เป็นวงจรต่อเนื่องเกิดการพัฒนางานอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ เป้าหมายคือ การพัฒนางานและพัฒนาคน โดยมีความรู้เป็นเครื่องมือ มีกระบวนการจัดการความรู้เป็นเครื่องมือ

วงจรความรู้(Knowledge Spiral: SECI) เป็นอย่างไร?

1. Socialization คือการแบ่งปันความรู้ และสร้างความรู้ จากความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวคน (Tacit Knowledge) ไปสู่คน (Tacit Knowledge) โดยการแลกเปลี่ยนประสบการณ์โดยตรงของผู้ที่สื่อสารระหว่างกัน

·       การพูดคุยระหว่างกันอย่างไม่เป็นทางการ

·       การประชุมพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์

·       วิธีแก้ปัญหาในงาน

·       การสอนงานระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง

2. Externalization คือการดึงความรู้จากความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวคนออกมาเป็นความรู้ที่ชัดแจ้ง ดึงความรู้จากภายในตัวคนถ่ายทอดออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ตำรา คู่มือ ปฏิบัติงาน เป็นต้น

3. Combination เป็นการรวบรวมความรู้ที่ได้จากหนังสือ ตำรา มาสร้างเป็นความรู้    ประเภท Explicit Knowledge ใหม่ ๆ

4. Internalization เป็นการนำความรู้จาก Explicit Knowledge กลับเข้าไปเป็นความรู้    Tacit Knowledge คือการนำความรู้ที่เรียนรู้มาไปปฏิบัติจริง เช่น หัวหน้างานเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน (เป็น Explicit) เมื่อลูกน้องอ่านแล้วสามารถทำงานได้ จะเกิดเป็นความรู้ประสบการณ์อยู่ในตัวลูกน้อง

ความรู้ 5 กลุ่ม

David Snowden แห่งศูนย์พัฒนาศาสตร์ด้านการจัดการความรู้ชื่อ Cynefin Centre (Cynefin

อ่านว่า คูเนฟวิน) ของบริษัทไอ บี เอ็ม ได้เสนอให้จำแนกความรู้ออกเป็น 5 กลุ่มคือ

·       Artifact  หมายถึง วัตถุซึ่งห่อหุ้มความรู้หรือเทคโนโลยีไว้  หรือกล่าวอีกนัยหนึ่ง มีความรู้ฝังอยู่ภายใน

·       Skills  หมายถึง ทักษะในการปฏิบัติงานหรือกระทำกิจการต่าง ๆ อันเป็นผลจากการได้ฝึกทำหรือทำงานจนเกิดเป็นทักษะ

·       Heuristics หมายถึง กฎแห่งสามัญสำนึก หรือเหตุผลพื้น ๆ ทั่ว ๆ ไป

·       Experience  หมายถึง ประสบการณ์จากการได้ผ่านงานหรือกิจการเช่นนั้นมาก่อน

·       Talent หรือ Natural  talent  หมายถึง พรสวรรค์ อันเป็นความสามารถพิเศษเฉพาะตัวที่มีมาแต่กำเนิด

ความรู้มีกี่ประเภท?

         ความรู้มี 2 ประเภท คือ

 1. ความรู้ที่ฝังอยู่ในคน (Tacit Knowledge) เป็นความรู้ที่ได้จากประสบการณ์ พรสวรรค์หรือสัญชาติ ญาณของแต่ละบุคคลในการทำความเข้าใจในสิ่งต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย เช่น ทักษะในการทำงาน งานฝีมือ หรือการคิดเชิงวิเคราะห์ บางครั้ง จึงเรียกว่าเป็นความรู้แบบนามธรรม

2. ความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) เป็นความรู้ที่สามารถรวบรวม ถ่ายทอดได้ โดยผ่านวิธี ต่าง ๆ เช่น การบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ทฤษฎี คู่มือต่าง ๆ และบางครั้งเรียกว่าเป็นความรู้แบบรูปธรรม

กระบวนการจัดการความรู้ มีขั้นตอนอย่างไร?
           1.การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) บุคคลควรต้องรู้ว่าต้องการความรู้อะไรในการทำงาน และต้องดูว่าเรามีความรู้นั้นแล้วหรือยัง ควรมีความกระตือรือร้นในการแสวงหาความรู้ 
           2.การสร้างและการแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) บุคคลและองค์กรต้องพยายามหาความรู้ที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วไปทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาจัดระบบเพื่อการเรียนรู้

           3. การจัดเก็บความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge own ledge Organization) เป็นการแบ่งชนิดและประเภทของความรู้ จัดทำระบบให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาและใช้งาน
           4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เป็นการจัดทำรูปแบบและภาษาให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร มีการเรียบเรียงปรับปรุงเนื้อหาให้ทันสมัยและตรงความต้องการ 
           5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) ความสามารถในการเข้าถึงความรู้อย่างรวดเร็ว ในเวลาที่ต้องการ
           6. การแบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing) การส่งเสริมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ การจัดทำเอกสาร การจัดทำฐานความรู้ ชุมชนนักปฏิบัติ 
           7. การเรียนรู้ (Learning) เป็นการนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ การแก้ปัญหาและปรับปรุงองค์กรช่วยให้องค์กรดีขึ้น